Зачем компании нужен внутренний сайт?

Когда-то какой-то умный человек принес в бизнес такое новшество, как визитка. Потом другой придумал буклет и брошюрку. Потом — интернет-сайт. И всё чаще от многочисленной братии пиар-менеджеров и маркетологов слышится, что полноценный бизнес не может существовать без корпоративного сайта. Причем обязательно заказать сайт у самой серьезной фирмы, занимающейся разработкой подобных вещей. Иначе — не серьезно.
Так ли это?
Внутренние и внешние
Начнем с того, что разберемся, чем «внутренний» сайт отличается от «внешнего». Разни-ца проста — первый предназначен исключительно «для внутреннего пользования», строго для работников компании, а второй — для общего обозрения. Соответственно, информация, раз-мещенная на этих сайтах различна. На одном — презентационные материалы, на другом то, что относится ко «внутренней кухне» фирмы.
Цели и задачи
Отдельный вопрос — предназначение внутреннего сайта. Ведь не секрет, что одних и тех же целей можно достичь, двигаясь различными путями. Возможно, создание внутреннего сай-та — это не самый короткий путь?
Можно выделить следующие виды задач, для решения которых может использоваться внутренний сайт:
1. Информационные задачи
2. Коммуникационные задачи
3. Релаксационные задачи
4. Задачи контроля
Информационные задачи
Задача донесения какой-либо информации до сотрудников имеется в любой компании. Информация может быть различна — приказы, распоряжения, стандарты, рабочие документы и пр. Приказы и распоряжения, публикуемые на сайте, автоматически рассылаются по внут-ренней почте тем группам сотрудников, которым они предназначены; рабочие документы размещены в соответствующих разделах сайта, и всегда под рукой.
Использование сайта в данном случае оказывается предпочтительнее простой рассылки материалов по почте и складирования документов в общих сетевых папках.
Таким образом, использование внутреннего сайта для решения информационных задач может сократить время на доведение информации до сотрудников, существенно уменьшить процент «не слышавших», упростить внедрение единых стандартов работы.
Коммуникационные задачи
Организованный на внутреннем сайте форум может быть использован как для вертикаль-ных, так и для горизонтальных коммуникаций. Проще говоря, на форуме может проходить общение как руководителей с подчиненными, так и сотрудников между собой. Очевидно, что вопросы, касающиеся лишь двух людей нет никакого смысла выносить на форум, а вот нечто, имеющее отношение ко всем, там весьма уместно.
К таким вопросам относятся обсуждения событий внутренней и внешней жизни компа-нии, каких-либо производственных проблем и пр.
Помимо тем, непосредственно касающихся деятельности компании, на форуме могут об-суждаться и «левые» вопросы. Обычно для того отводятся специальные разделы с «говорящи-ми» названиями — «Курилка», «Комната отдыха» и тому подобное.
Особое значение приобретает внутренний форум при больших размерах компании или существовании удаленных подразделений.
Кроме того, на внутреннем сайте могут быть легко организованы голосования по тем или иным вопросам, решаемым подобным образом.
Релаксационные задачи
Эта задача не является основной и особо значимой, но, тем не менее, имеет место. На внутреннем сайте могут публиковаться юмористические истории, анекдоты, шутливые тесты и другие материалы, способствующие повышению настроения сотрудников.
Задачи контроля
При необходимости, внутренний сайт может выступать и как инструмент контроля. Вход сотрудника на сайт, открытие им каких-либо страниц, знакомство с приказами и документами может автоматически отслеживаться системой, и, в итоге, дать достаточно полную картину поведения сотрудника на рабочем месте.
Таким образом, внутренний сайт компании может оказаться весьма удобным и эффектив-ным инструментом для решения самых разных задач.
Ограничения и разрешения
Отдельной функцией, про которую стоит упомянуть, является функция разграничения прав доступа. Информация внутреннего сайта совсем не обязательно должен быть открыт всем подряд. Заведя несколько групп пользователей и задавая для них различные разрешения, можно разграничивать доступ сотрудников к размещенным материалам. Более того, скажем, сотрудники отдела доставки будут и не подозревать о том, что на сайте помимо их материалов размещены также и материалы отдела маркетинга или продаж. Это дает дополнительные воз-можности по защите информации, находящейся на сайте.
Кому не нужен внутренний сайт?
Очевидно, что такая игрушка, как внутренний сайт нужна не всем. Если в компании неве-лико число сотрудников, постоянно использующих компьютер, или вся компания — три с по-ловиной человека, то это будет явным излишеством. Так же, не стоит внедрять внутренний сайт «для галочки», без точного понимания того, для чего же он нужен именно в этой компа-нии. А для всех остальных фирм это будет безусловно полезным дополнением к традицион-ным рабочим инструментам.
Сколько стоит внутренний сайт?
Вопрос, на который практически невозможно дать однозначного ответа. Стоимость раз-работки напрямую зависит как от задач, ставящихся перед сайтом, так и от уровня притязаний заказчика. Кто-то может «поднять» сайт на бесплатном «движке» силами внутреннего про-граммиста, а кто-то обратится в культовую студию, берущую за разработку не менее $5000. Но, в любом случае, планируя внедрение внутреннего сайта нельзя забывать главного принци-па бизнеса — затраты на внедрение чего-то нового не должны превышать выгоды, этим новым даваемой.
Безопасность информации
Отдельный вопрос, на котором стоит остановиться — безопасность информации, храни-мой на внутреннем сайте. Несмотря на опасения, что важная информация «уплывет» на сторо-ну, материалы внутреннего сайта часто защищены лучше, чем их бумажные аналоги, лежащие в толстых папках внутри отдела.
Достигается эта защищенность, во-первых, за счет того, что внутренний сайт чаще всего находится во внутренней сети компании и не связан с интернет (невозможно внешнее проник-новение), а во-вторых — за счет разграничения прав доступа к материалам, делающим доку-менты видимыми лишь для тех сотрудников, для которых они нужны (сайт может опознавать пользователя по вводимому паролю и используемому компьютеру). При необходимости, сайт может сигнализировать администратору о попытках подбора пароля «методом тыка» и прочих подозрительных моментах.

источник:  http://happy-manager.info/2009/07/24/внутренний-сайт-компании-—-модная-при/